Sie haben Ihre Nebenkostenabrechnung erhalten und vermuten, dass sie Fehler enthält? Damit sind Sie nicht allein. Laut Deutschem Mieterbund ist rund jede zweite Betriebskostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft. Die gute Nachricht: Als Mieter haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen und zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern.
Dieser Ratgeber erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen, welche Fristen gelten und worauf Sie achten müssen.
Die wichtigste Frist für Mieter ergibt sich aus § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB: Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Mieter 12 Monate Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung geltend zu machen. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie die Abrechnung prüfen, Belege einsehen und bei Bedarf Widerspruch einlegen.
Wichtig: Diese Frist beginnt mit dem tatsächlichen Zugang der Abrechnung bei Ihnen, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben. Notieren Sie sich daher immer, wann Sie die Abrechnung tatsächlich erhalten haben. Nach Ablauf der 12 Monate können Sie verspätete Einwendungen nur noch geltend machen, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben.
Bevor Sie Widerspruch einlegen, sollten Sie die Abrechnung gründlich prüfen. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:
Eine detaillierte Übersicht der häufigsten Fehlerquellen finden Sie in unserem Artikel Die 7 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung.
Sie haben als Mieter das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und Rechnungen einzusehen (§ 259 BGB in Verbindung mit dem Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 BGB). Dieses Belegeinsichtsrecht ist ein wesentliches Instrument zur Überprüfung der Abrechnung.
Fordern Sie die Belegeinsicht schriftlich bei Ihrem Vermieter oder der Hausverwaltung an. Der Vermieter muss Ihnen die Einsicht in die Originalbelege gewähren -- in der Regel in seinen Geschäftsräumen. In vielen Fällen werden auch Kopien zugesandt, wobei der Vermieter dafür angemessene Kopierkosten verlangen darf.
Die Belegeinsicht umfasst unter anderem Rechnungen der Versorgungsunternehmen, Verträge mit Dienstleistern (etwa für Hausreinigung oder Winterdienst), Gebührenbescheide der Kommune (Grundsteuer, Müllabfuhr, Straßenreinigung) sowie Abrechnungen des Heizungsablesedienstes.
Einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung sollten Sie immer schriftlich einlegen. Das Schreiben muss keine bestimmte Form einhalten, sollte aber klar und nachvollziehbar sein. Ein wirksamer Widerspruch enthält folgende Bestandteile:
Senden Sie den Widerspruch per Einschreiben mit Rückschein oder übergeben Sie ihn persönlich gegen eine schriftliche Empfangsbestätigung. Nur so können Sie den fristgerechten Zugang im Streitfall belegen.
Eine wichtige Frage: Müssen Sie die geforderte Nachzahlung trotz Widerspruch leisten? Die Rechtsprechung geht davon aus, dass eine formal korrekte Abrechnung zunächst fällig ist -- auch wenn Sie gegen einzelne Positionen Einwendungen erheben. Um Verzug und mögliche Mahnkosten zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Nachzahlung unter dem ausdrücklichen Vorbehalt der Rückforderung zu leisten.
Vermerken Sie bei der Überweisung: "Zahlung unter Vorbehalt der Rückforderung wegen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung." Dadurch wahren Sie Ihren Rückforderungsanspruch und geraten gleichzeitig nicht in Zahlungsverzug.
Nach Zugang Ihres Widerspruchs ist der Vermieter verpflichtet, Ihre Einwendungen zu prüfen und darauf zu reagieren. Erkennt er die Fehler an, muss er eine korrigierte Abrechnung erstellen und Ihnen den zu viel gezahlten Betrag erstatten. Lehnt er Ihren Widerspruch ab, können Sie sich an einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht wenden. Im äußersten Fall kann die Rückforderung gerichtlich durchgesetzt werden.
Beachten Sie: Der Rückforderungsanspruch für zu viel gezahlte Nebenkosten verjährt nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
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