Laut einer regelmäßig durchgeführten Analyse des Deutschen Mieterbundes enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung in Deutschland Fehler. Mieter zahlen dadurch im Schnitt mehrere Hundert Euro pro Jahr zu viel -- häufig ohne es zu bemerken. Dabei sind viele dieser Fehler leicht zu erkennen, wenn man weiß, worauf man achten muss.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen die sieben häufigsten Fehlerquellen in Nebenkostenabrechnungen, erklärt die rechtlichen Grundlagen und gibt Ihnen konkrete Hinweise, wie Sie sich als Mieter schützen können.
Der mit Abstand häufigste Fehler: Vermieter legen Kosten auf Mieter um, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) gar nicht umlagefähig sind. Welche Kostenpositionen ein Vermieter abrechnen darf, regelt der abschließende Katalog in § 2 BetrKV. Alles, was dort nicht aufgeführt ist, hat in Ihrer Abrechnung nichts zu suchen.
Besonders häufig tauchen diese nicht umlagefähigen Posten auf:
Mehr zu den umlagefähigen Kostenpositionen finden Sie in unserem Ratgeber Umlagefähige Betriebskosten: Was darf der Vermieter abrechnen?
Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingegangen sein.
Die Rechtsfolge ist eindeutig: Verstreicht diese Frist, ist der Vermieter mit einer Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Mieter muss eine verspätete Nachzahlung nicht leisten. Ein Guthaben steht dem Mieter allerdings auch bei verspäteter Abrechnung weiterhin zu.
Betriebskosten müssen nach einem sachgerechten Verteilerschlüssel auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Üblich sind die Verteilung nach Wohnfläche (Quadratmeter), nach Personenzahl oder nach Verbrauch. Welcher Schlüssel gilt, ergibt sich in der Regel aus dem Mietvertrag.
Fehler entstehen, wenn der Vermieter einen anderen Verteilerschlüssel verwendet als im Mietvertrag vereinbart, wenn die zugrunde gelegte Wohnfläche nicht stimmt oder wenn die Gesamtfläche des Gebäudes falsch berechnet wurde. Bereits eine Abweichung der Wohnfläche um mehr als 10 Prozent kann zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung führen (BGH, Urteil vom 31.10.2007, Az. VIII ZR 261/06).
Die Heizkostenabrechnung unterliegt besonderen Regeln. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Der restliche Anteil wird als Grundkosten nach Wohnfläche verteilt.
Häufige Fehler in diesem Bereich sind die vollständige Abrechnung nach Wohnfläche ohne Verbrauchserfassung, eine fehlerhafte Aufteilung zwischen Grund- und Verbrauchskosten oder die unterlassene Trennung von Heiz- und Warmwasserkosten. Ein Verstoß gegen die Heizkostenverordnung berechtigt den Mieter, den auf ihn entfallenden Anteil an den Heizkosten um 15 Prozent zu kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Stehen Wohnungen im Gebäude leer, muss der Vermieter den anteiligen Kostenanteil dieser leerstehenden Einheiten selbst tragen. Es ist nicht zulässig, die Kosten für leerstehende Wohnungen auf die übrigen Mieter umzulegen. In der Praxis geschieht dies dennoch, insbesondere bei Verteilerschlüsseln nach Wohnfläche, wenn die Gesamtfläche des Gebäudes nicht um den Leerstand bereinigt wird.
Gelegentlich erscheinen einzelne Kosten unter verschiedenen Bezeichnungen mehrfach in der Abrechnung. So können etwa Kosten für die Gartenpflege einmal als eigener Posten und zusätzlich als Teil der Hausmeisterkosten auftauchen. Auch Kosten für die Straßenreinigung werden manchmal sowohl separat als auch innerhalb der öffentlichen Abgaben aufgeführt. Eine sorgfältige Prüfung aller Einzelpositionen ist daher wichtig.
Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss bestimmte formale Mindestanforderungen erfüllen. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 19.11.2008, Az. VIII ZR 295/07) gehören dazu:
Fehlt einer dieser Punkte, gilt die Abrechnung als formell unwirksam. Der Vermieter muss dann eine korrigierte Fassung vorlegen, bevor er eine Nachzahlung verlangen kann.
Prüfen Sie jede Nebenkostenabrechnung sorgfältig. Achten Sie auf die genannten Fehlerquellen, vergleichen Sie die abgerechneten Beträge mit den Vorjahren und machen Sie bei Bedarf von Ihrem Belegeinsichtsrecht nach § 259 BGB Gebrauch. Falls Sie Fehler finden, haben Sie nach Zugang der Abrechnung 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie in unserem Ratgeber Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.
Laden Sie Ihre Abrechnung hoch und erfahren Sie in 2 Minuten, ob sie Fehler enthält. Unsere Prüfung basiert auf der Betriebskostenverordnung und kostet einmalig 4,99 Euro -- inklusive fertigem Widerspruchsbrief bei gefundenen Fehlern.
Jetzt Abrechnung prüfen